Duidelijke communicatie en eenheid van commando

Adviezen over de aanpak van de pandemie komen tot stand op basis van verschillende interdisciplinaire inzichten in het crisisteam. Maar de uiteindelijke beslissingen die je als organisatie neemt en communiceert, intern, maar ook naar buiten, moeten uit een hoek komen. Duidelijke communicatie en eenheid van commando zijn een heilig paard, zeker in tijden van crisis.

duidelijke communicatie

Werkgroep communicatie geen overbodige luxe

Om de gedragenheid in de organisatie te verhogen en de effectiviteit en efficiëntie van het managen van de situatie binnen een organisatie te vergroten, is een goede communicatie van cruciaal belang. Een efficiënte, transparante communicatie met je personeel en bewoners is steeds belangrijk, maar zeker in tijden van crisis. Maak daarom een werkgroep communicatie, bepaal de aanpak en verdeel de taken.

Een aantal tips bij crisiscommunicatie:

  • Maak optimaal en efficiënt gebruik van de reeds aanwezige communicatiekanalen of zet zo mogelijk in op nieuwe mogelijkheden.
  • Communiceer niet enkel digitaal maar ook ‘face tot face’ en verdeel de taken
  • Communiceer direct via brief, mail of telefoon, aangepast aan je doelgroep:
    • Naar je adviseurs die aanleiding gaven tot beslissingen binnen je organisatie
    • Naar je medewerkers indirect met verwijzing naar platform voor meer info, direct met de meest essentiële basisinfo
    • Naar bewoners
    • Naar het netwerk van bewoners
  • Hulp willen vragen en aanvaarden’. Je moet niet alle kennis en kunde in eigen huis hebben. Wees alert voor wat je zelf minder goed kan en zoek expertise en bijstand buitenshuis, in je netwerk.
  • Zorg voor een goede ICT-ondersteuning: de informatie moet op elk moment voor alle betrokkenen gemakkelijk terug te vinden zijn
  • Zorg sowieso voor een medium (vb. website) dat altijd en overal toegankelijk is.
  • Welk kanaal je ook gebruikt, geef voldoende informatie maar vermijdt een communicatie-overload.
  • Wees transparant (vb. in resultaten van besmettingen tot verslagen van allerhande raden)
  • Neem je gebruikersraad mee in de communicatie – zeker als het gaat over communicatie van medische gegevens of aantal besmettingen in je woonhuis
  • Communiceer de beslissingen voldoende ruim. Hou voldoende link met alle betrokkenen (adviesverleners en experts) en met de praktijk
  • Communiceer met voldoende kader en duiding – zeker ook naar degenen die advies hebben geformuleerd.

Auteur

Sofie Stoop

Sofie Stoop

coördinator Kwaito, projectcoördinator Pigas
info@pigas.be